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祁东县人才网接听电话的礼仪

来源:www.0734zpw.com 时间:2019-05-08 14:57:33 作者:祁东县人才网 浏览量:999

  (1)接听及时

  接听电话是不是及时实质上也反映着一个商务人员待人接物的真实态度。一般的情况下应该保证在电话铃响三声之内接听电话。但要避免在电话刚刚响起就接电话否则说不准会让对方吓一跳。当电话响第二声以后接电话是最合适的时间。如果因为其他原因在电话铃响三声之后才接起的话在接起电话后首先要说声“对不起让您久等了!”

  (2)应对谦和

  接电话的时候受话人要努力使自己的所作所为合乎礼仪要注意

  拿起话筒后首先就要问好然后自报家门。向打电话的人问好一是出于礼貌二是为了说明有人在接听。严禁以“喂”字开头因为“喂”表示是希望先知道对方是谁在等着对方告诉你。而且如果“喂”时语气不好就极容易让人反感。所以接电话时的问候应该是热情而亲切的“您好!”。如果对方首先问好就要立即问候对方不要一声不吭故弄玄虚。

  至于要自报家门则是为了告诉对方这里是哪个公司或是哪个部门或是具体哪一位。

  通话的时候不应该心不在蔫更不要把话筒放在一旁任其“自言自语”。在通话过程中对打电话的人的态度要谦恭友好尤其是在打来业务电话咨询或有求于己的时候更要表现得不卑不亢、热情亲切。

  通话终止的时候不要忘记向发话人说声“再见”。如通话因故暂时中断后要等候对方再拨进来。对于重要的顾客或上级要主动拨回去。不要扬长而去也不要为此而责怪对方。

  接到误拨进来的电话需要耐心、简短地向对方说明。如有可能还要给对方提供必要的帮助或者为其代转电话就行了不要生气动怒甚至出口伤人。

  (3)主次分明

  接听电话的时候要暂时放下手中的工作不要和其他人交谈或做其他事情。如果正在和别人谈话要示意自己接电话一会在说并在接完电话后向对方道歉。同时也不要让打电话的人感到“电话打的不是时候”。

  但如果目前的工作非常重要那么就要在接到电话后向来电者说明原因表示歉意并再约一个具本时间到时候自己再主动打过去当然要在通话的开始再次向对方致歉。

  作为商务人员来说既然再忙都不要拨下电话线对外界进行隔绝。也不要在接电话的时候以忙为借口敷衍了事。

  职场上代接电话的礼仪

  职场礼仪之代接电话每个人都会经常为同事代接、代转电话。代接、代转电话的时候尤其需要注意礼尚往来、尊重隐私、记忆准确、传达及时等四个方面的问题。

  (1)礼尚往来

  接电话的时候假如对方所找的不是你不要表现得失望和不乐意的情绪也不要拒绝对方代找别人的请求尤其是不要对对方所要找的人口有微辞。更不能因为个人感情就硬要对方要找的人是“没有这个人”。同事之间互相代接电话也是互利互助的事情所以要讲究礼尚往来有来有往。

  (2)准确记录

  如果要找的人不在要先向来电者说明再问对方需不需要帮忙转达。对于来电者要求转达的具体内容最好认真做好笔录。在对方讲完之后还要重复一遍以验证自己的记录是否正确无误。记录别人电话要认真记下包括通话者单位、姓名、通话时间、通话要点、是否要求回电话、回电话时间等几项内容。

  (3)及时传达

  当接到寻找别人的电话先要弄明白“对方是谁”、“现在找谁”这两个问题。如果对方不愿讲第一个问题也不必勉强。如果对方要找的人不在应该先以实相告再询问对方有什么事情。

  如果要找的人就在旁边要立即通知。如果答应替打电话者代为传话就要尽快落实不要置之脑后或是存心拖延时间。

  不到万不得己的时候不要把代人转告的内容再托付其他人转告。否则既容易使内容走样还容易耽误时间。

  (4)尊重隐私

  代接电话不要充当“包打听”的角色不要向来电者询问对方和他所找之人的关系。当打电话的人有求于己要求转达某事给某人的时候要诚实守信、不曲解意思的转告而且没必要对不相干的人提及。

  当所要找的人就在附近也不要大呼小叫而闹得满城风雨。当别人来接电话的时候不要进行“旁听”更不要插嘴。

  在没有授权的情况下不要随便说出对方所要找的人的行踪、私人手机号码。

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